緊急時の業務分担

満員電車。
つらさに集中しないよう
あえて気持ちを外に向けたりします。
「この駅のAEDはあそこにあるんだ」
とか。

ある日。遅番出社の通勤電車内。
みんなが吊り革につかまれてる程度の混雑。
私は7人がけの真ん中あたりに着席。

大きな音がしました。
就活中の女性でしょうか。倒れている。
周りに数人が駆け寄っています。

「非常ボタンそれなんですけど」
日頃のイメトレの成果。とっさに指を指す。
ボタン前にいたおじさんが
「あ はい」
ボタンを押し、車掌さんに事情を説明。

本人「降りたくない」
女性1「降りた方がよいわ」
男性1「駅員さんくるから」
男性2「頭打ってるよ」
女性2「すごい音してた」
一同「うん うん」
女性3「よかったら私つきそうから」

駅直前だったので、電車はすぐにホームに。
駅員さんが待ち受けてました。
車椅子もスタンバイされてます。

車内は優しい雰囲気に包まれており
本人と女性3が降りて行きました。

チームワークで電車はほぼ遅延なく発車。
温かかった車内は日常に戻りました。
9月のまだ暖かい日の出来事でした。

アンケート集計

アンケートの集計を依頼されました。
会社の規定でフリーソフトはダウンロードできません。
回答期限は会議直前まででしたが
会議直前に作業時間が取れるか不明でした。

集計用のエクセルを作ってみました。

こんな感じ

・単数回答は、COUNTIF(複数条件時はCOUNTIFS)
・複数回答は、SUMIF(複数条件時はSUMIFS)
・集計結果の横にグラフを配置
・回答を入力するとそのままグラフに反映します。

回答入力欄は、別シートにしても
それほど手をかけなくても問題なしです。
大切なのは「入力間違いしにくいこと」だけです。

報告欄は、そのままパワポに貼り付けたり
出力したりできるようにしておけば
手間がかかりません。

アンケート設問者には事前に連携します
・集計フォームを作ったとき
・ある程度回答が集まり傾向が見えてきたとき

「こんな感じですが、いかがでしょうか?」

男女別の比較もしたい
問1でaと答えた人の問2の回答は?
グラフに数値を入れてほしい
なんて話があれば対応します。

データベース

事務員にとって、知ると楽しくなる知識
それがデータベースだと思っています。

(思い入れが強いのか、
事務の話になると長文になってしまいます。)

ずっとずっと前のある日
上司に言われました。

販売店一覧表つくって。
ワープロじゃなくって。
アクセスっていうのがあるんだって。
あ、これ、アクセスセミナーの日程。
空いてる日に通ってね。
↑本当にこんな感じで言われました。

当時の会社は私の為に5万円ものセミナー費用を出してくれました。

エクセルだって覚えたばかり。
A列に販売店名 B列に御中と入れて、
=A1 & B1 。やったー!レベル。

それが。
・データテーブルの考え方
・イニシャル番号によるリレーション
・入力形式を揃えるための入力フォーム作成
・複数テーブルを利用した出力フォーム作成

セミナー1日目を受けている時から
「自分の業務内容が大きく変わる」
もう確信していました。

当時の職種は輸入業務で
商品に個別番号と仕様番号が二つつく。
それを用途ごとに手入力またはコピペ
・輸入書類作成:ワードに入力
・仕入と売上:販売ソフトに入力
・在庫管理:エクセルに入力
数字一つ間違える事は許されません。

ノートパソコンを毎日家に持ち帰り
・出力が必要な書類は何があるか
・一番リスクの少ないインプット方法は
・何のテーブルが必要か
・連動する項目としない項目は?
・変動する項目としない項目は?

必死で組み立てました。

後々システムを外注にお願いする事ができ、
当時の拙い私のアクセスは、
すっかり洗練されたものになりました。

転職先は、アクセスが使えない職種でした。
が、事務員である限り、
・似ているけどちょっとずつ違う書類
・必要なデータの抽出と集計と報告と共有
はいつも不可避。

「そんな事できるの⁈」
データベースが構築されていない部署ほど
ちょっとした整備で効率が上がります。
アクセスでなくても、
エクセルでできることはいくつもあります。

自分が異動した後、時が過ぎても
使えるものはいつまでも使い続けてくれます。

「ああ、あの時のあれ。
まだ便利に使ってくれているんだな。
私は良いものを作ったんだ。」

私がやったという事を誰も覚えていなくても
それだけで少し励みになったりするのです。

そこにいる事

ターミナル駅近くの路上で
雑誌を売ってる人見かけませんか?

ビッグイシュー
ホームレスの人の社会復帰への
貢献を目指す 企業だそうです。

路上販売です。
そんなに売れてないだろうに、
「いつも同じところにいるなー」
と思っていたら、関連記事がありました。

「読みたい 」
と思った時、
「あそこに行けば買える」
と思ってもらえること。
そして、そこにいること。
それが一番大事なんです。

草食社畜系事務員の私にもつながる考え方。

「どうしたらいいのかな?」
と思った時、
「あそこに相談してみよう」
と思ってもらえること。
そして、対応できること。

「そうで あれ」
とは、いつも思っています。
まあ理想と現実に
ギャップはつきものなのですがね。

マクロでメール作成

最近は営業さんもスマホを配布されてますよね。
スマホ宛なら、表をそのままメールに貼り付けて
送信できます。

例えば発注業務の進捗報告
まず、進捗表をこんな感じで作ります。

進捗表

次に別のシートに報告用の表を作ります。
主にvlookup関数を使います。
こんな感じです。

報告用

要はこの表をメールに貼り付けてしまえばよいです。
が、マクロを使うとさらに簡単です。

ビジュアルベーシック?とか
難しく考えないで大丈夫です。
方法は簡単。
下記記載のとおりマクロを作成し、
上記エクセルに記載のとおりボタンを設置すれば

今後は
(1)進捗表に入力
(2)報告用シートに対象の管理番号を入力
(3)ボタンを押す
できたメールを送信するだけ
進捗管理〜報告完了まで3分かかりません。

進捗あった→即報告 をルーティンにし
問い合わせがあるたびに
「進捗あったらすぐに報告します」
を繰り返したところ、
営業さんも
「メールがないから、まだ進捗ないんだな」
と思ってくれるようになりました。

【マクロの作成】
マクロの記録→記録終了→編集
その画面に↓これをコピペ。保存して完了。


' メール作成 Macro
'
Dim Ap As Object
Dim M As Object

Range("B8:C21").Select
Selection.Copy

Set Ap = CreateObject("Outlook.Application")
Set M = Ap.Createitem(0)

M.BodyFormat = 3
M.To = Range("C5")
M.Subject = Range("C6")
' M.Body =
M.Display

With Ap.ActiveInspector
.WordEditor.Windows(1).Selection.Paste

End With

ThisWorkbook.Activate
Application.CutCopyMode = False
Range("A1").Activate
'
End Sub

エクセル関数でメール

簡単なメールなら、エクセルで作成できます。
おおよその目安は、
件名と本文の文字数合計が200文字くらいです。

文字数が規定数を超えると、エラーがでます。
その場合は、適当に文字数を減らしてください。

下記エクセルの感じで受電メモ的なものを作り、
HYPERLINKを入力します。
あとは、「メール作成」の文字をクリックすれば
メールができるので、内容を確認して送信するだけです。
定型文を選択できるようにしたり、
いろいろやってみると楽しいかも。
軽い気持ちで試してみてはいかがでしょうか。

受電メモ的なものを作るのは
ちょっと面倒に感じるかもしれません。
が、自分の業務量を知るためにも
データ化しておくとよいと思っています。
KPIなんかにも使えるかもしれないし。

↓HYPERLINKはこんな感じで入力します。

=HYPERLINK("mailto:"&I3&"?subject="&F3&""&D3&""&E3&"&body="&J3&"%0D%0A"&G3&"%0D%0A"&H3,"メール作成")
※改行するとき→ %0D%0A をいれます。

ーーーーーー
メール例
ーーーーーー
下記メールで52文字くらい
(発注依頼)△△物産田中様
5/24 12:30
ご注文が入りました。
品名:アルミシート 発送手配済です。

下記メールで61文字くらい
(折電依頼)○○商事山田様
5/15 14:15
お電話ありました。
ご連絡くださいとのことです。(03-****-****)


入力例1


受電業務の効率化

自分がどんなに面倒な作業をしていても
電話してくる相手にはわかりませんよね。
そもそも、事務員がどんな作業をしているか
興味ない営業さんの方が多そうです。
自分の知りたい情報を聞きたいだけ。

では、営業さんが知りたい情報って?
それを一番知ってるのは、
事務員の自分なのでしょう。

作業を中断されないように、
事前に発信してしまうというのはどうでしょう。

ーーーーーーーーー
営業さんからの電話問い合わせ件数
1人1日3件、通話時間10分、
営業さん10人とすると、
3件×10分×10人=300分/1日
300分×20日=6000分=100時間/月
自分の仕事だけでなく、
営業さんの業務効率化にも大きく貢献できた
と数字で表現できます。
ーーーーーーーーー

簡単なメールなら、エクセルで作成できます。
おおよその目安は、
件名と本文の文字数合計が200文字くらい。

→簡単な定型メールを作る


もう少し複雑なメールなら
エクセルの関数とマクロを組み合わせれば、案外簡単にできます。

→コピぺマクロでメールを作る

事務作業

事務員。
営業事務。
事務作業はできて当たり前。
ミスすると大騒ぎされたり、評価が下がったり。
忙しいも忙しくないも相手次第。
電話が鳴れば、作業を中断して相手のご要望に応えます。
相手にはどんなに大切な作業かなんて関係ないですからね。
電話だから見えてないし。


ずっと事務作業と寄り添って生きてきたんだなあ。
何か書けることあるのかも。
と、思い立ちました。
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投資55

Author:投資55
勉強始めました。
記事は、まったく無責任に書いておりますので、信用なさらないようお願い申し上げます。
→その後、投資は放置状態ですが、気の向くままに好きなことを書いていくことにしました。

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